Inligting & kommunikasie: sleutels tot goeie finansiële bestuur

Doeltreffende finansiële bestuur is deesdae ononderhandelbaar wanneer ’n landbouprodusent verwag om op die lang termyn volhoubare groei teen die gewenste winsgewendheid te handhaaf. Twee uiters belangrike komponente van enige suksesvolle finansiële bestuursproses is a) korrekte, relevante, en tydige inligting, en b) deurlopende kommunikasie van die inligting tussen alle relevante partye. Die belangrikste partye betrokke by die proses is die produsent, sy rekenmeester, sy bankier, sy makelaar, en sy verskaffers.

Dit is noodsaaklik dat die produsent aan die begin van sy finansiële boekjaar met sy rekenmeester vergader om ’n kontantvloeibegroting vir die boekjaar op te stel. Op hierdie stadium is relevante inligting en goeie kommunikasie noodsaaklik, waar die produsent so akkuraat as moontlik sy geskatte inkomste vir die jaar sowel as sy geskatte uitgawes en verbeteringe, aan die rekenmeester moet verskaf. Dit help baie indien die produsent vooraf kwotasies by sy verskaffers kan aanvra om sodoende so akkuraat as moontlik te kan begroot. Dit is ook goed om op hierdie stadium alle paaiemente van huurkope en termynlenings, asook limiete van oortrokke fasiliteite, by die bankier te bevestig en om die versekeringspremies by die makelaar te bevestig.

Nadat die kontantvloeibegroting gedoen is, sal die rekenmeester en produsent kan sien of daar enige kontanttekorte sal ontstaan waarvoor daar finansiering bekom moet word, wat dan betyds aan die bankier kommunikeer kan word, en of daar dalk groot belastingaanspreeklikheid sal wees, waar die produsent dan kan besluit om dalk meer uitbreidings te doen wat aan die verskaffers kommunikeer kan word deur betyds kwotasies aan te vra en bestellings te plaas vir die addisionele uitbreidings.

Gedurende die jaar moet die rekenmeester dan gereeld die kontantvloeibegroting met die opgedateerde werklike syfers aan die produsent stuur sodat hy op hoogte kan bly van enige afwykings, en moet die produsent dit op sy beurt betyds aan die rekenmeester kommunikeer indien daar enige wesenlike gebeurtenisse plaasvind wat op die begroting aangebring moet word, soos byvoorbeeld skade aan die oes, of ekstra uitgawes waarvoor daar nie begroot is nie. Die rekenmeester moet ook die produsent op hoogte hou van enige belastingwetgewing wat verander wat moontlik ’n wesenlike impak op die produsent kan hê.

Ongeveer twee maande voor die produsent se finansiële jaareinde moet die rekenmeester en produsent weer vergader om ’n voorlopige belastingberekening te doen. Tien maande se werklike syfers sal dan beskikbaar wees waarmee hulle dan ’n baie akkurate skatting van die belastingaanspreeklikheid kan maak.
Die derde belangrike vergadering van die jaar behels die bespreek van die finansiële state. Dit is ’n goeie tyd vir die rekenmeester om vir die produsent ’n finansiële oorsig te gee van sy laaste vyf finansiële jare, en ook om bedryfsyfers te vergelyk. Dit is belangrik om dan die finansiële state aan die bankier beskikbaar te stel sodat hy die produsent se jaarlikse hersiening van fasiliteite kan doen.

Dit is ook belangrik dat die produsent met sy makelaar kommunikeer in die geval van gebeurtenisse wat sy dekking kan beïnvloed, sodat die nodige aanpassings op sy versekeringspolisse aangebring kan word. In die geval van eise is dit van uiterse belang dat die produsent so gou moontlik met sy makelaar skakel en deurlopend inligting verskaf soos aangevra. Die makelaar moet op sy beurt enige inligting wat vir die produsent van belang kan wees, tydig aan hom kommunikeer.

Goeie kommunikasie en betroubare inligting is ook van groot belang tussen die produsent en sy verskaffers. Die verskaffer moet so akkuraat moontlik kwoteer en die produsent betyds inlig van enige prysverhogings of spesiale aanbiedinge wat die produsent se finansiële posisie kan beïnvloed. Die produsent moet op sy beurt betyds sy bestellings plaas en met die verskaffer kommunikeer indien hy bestellings gaan kanselleer, of uitstel nodig het vir betalings.

Arnand Stofberg – B Agric Admin (US); B Compt (UNISA)